Coworkにファイル操作を任せる｜フォルダ整理と一括処理

任せられる処理

事故を防ぐ3つの設定

1. バックアップを取る — 対象フォルダをコピーしてから始める
2. アクセス範囲を限定する — 作業対象のフォルダだけ
3. 削除には承認を挟む — 取り消せない操作は人が確認

指示の出し方

曖昧な指示だと想定と違う結果になります。

• ✕「フォルダを整理して」
• ○「ファイル名の先頭に更新日をYYYYMMDD形式で付けて」
• ○「請求書と見積書に分けて、それぞれフォルダを作って移動して」

大量ファイルの扱い

件数が多いと時間がかかります。まず10件程度で試し、結果を確認してから範囲を広げてください。

安全設定は権限とバックアップ、失敗例はよくある失敗と対処、資料作成は複数ファイルから1つにまとめるをご覧ください。

命名規則の統一

ファイル名の一括変更も任せられます。指示は規則を具体的に書いてください。

• 「ファイル名の先頭に更新日をYYYYMMDD形式で付けて」
• 「全角スペースを半角アンダースコアに置き換えて」
• 「同じ内容のファイルがあればリストにして。削除はしないで」

「削除はしないで」を毎回入れる習慣をつけてください。移動とリスト化にとどめれば、間違っても元に戻せます。